Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?

Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã bỏ tiền mua phần mềm quản lý rồi để đó. Không phải vì phần mềm dở, mà vì nó giải quyết một vấn đề không phải vấn đề lớn nhất của họ.

Sai lầm thường gặp: mua công cụ trước khi hiểu bài toán

Chuyển đổi số bị hiểu nhầm thành "mua phần mềm". Thực tế nó là việc sắp xếp lại cách thông tin chảy trong doanh nghiệp, còn phần mềm chỉ là công cụ. Nếu quy trình đang rối, số hoá một quy trình rối chỉ tạo ra sự rối nhanh hơn.

Bước 1: Tìm khâu tốn thời gian nhất

Trong một tuần, hãy ghi lại những việc mà nhân viên phải làm đi làm lại bằng tay. Ví dụ:

• Chép đơn hàng từ tin nhắn Zalo sang file Excel
• Gọi điện hỏi kho còn hàng không
• Tổng hợp báo cáo doanh thu cuối tháng từ nhiều file rời
• Nhập lại thông tin khách hàng đã có ở nơi khác

Việc nào lặp lại nhiều nhất và dễ sai nhất chính là nơi nên bắt đầu.

Bước 2: Chọn một việc, làm cho xong

Đừng số hoá cả doanh nghiệp cùng lúc. Hãy chọn đúng một quy trình, làm cho chạy trơn tru trong 4 đến 6 tuần, đo kết quả rồi mới sang việc tiếp theo. Cách này có ba cái lợi: chi phí thấp, nhân viên kịp thích nghi, và bạn nhìn thấy kết quả sớm để quyết định có đi tiếp hay không.

Bước 3: Ưu tiên theo thứ tự này

1. Kênh bán hàng trực tuyến. Website hoặc landing page giúp khách tìm thấy bạn. Không có đầu vào thì mọi việc tối ưu bên trong đều vô nghĩa.
2. Nơi lưu khách hàng tập trung. Một chỗ duy nhất chứa mọi đầu mối, thay vì nằm rải rác trong điện thoại từng nhân viên.
3. Quản lý nghiệp vụ cốt lõi. Kho, đơn hàng hoặc lịch hẹn — tuỳ ngành của bạn.
4. Báo cáo tự động. Khi dữ liệu đã sạch, báo cáo là phần dễ nhất.

Bước 4: Đừng bỏ qua con người

Phần mềm tốt tới đâu mà nhân viên không dùng thì cũng vô ích. Hai điều cần chuẩn bị: giao diện phải bằng tiếng Việt và đủ đơn giản để người không rành máy tính vẫn dùng được; và phải có người trong công ty chịu trách nhiệm chính về việc triển khai.

Chi phí thực tế cho doanh nghiệp dưới 50 người

Một lộ trình hợp lý trong năm đầu thường rơi vào khoảng 30 đến 80 triệu đồng, chia làm nhiều giai đoạn chứ không chi một lần. Con số này thấp hơn nhiều so với chi phí thuê thêm một nhân sự hành chính, trong khi phần việc được tự động hoá thì chạy mãi.

Bạn chưa chắc nên bắt đầu từ đâu? Đặt lịch trao đổi 15 phút với INNOSME. Chúng tôi sẽ nói thẳng việc nào đáng làm trước, kể cả khi câu trả lời là bạn chưa cần thuê ai cả.